Alinhar os custos do setor de TI ao orçamento da empresa é um dos grandes desafios do gestores. O objetivo é sempre produzir mais, sem elevar os gastos e isso requer um bom planejamento e a adoção das ferramentas certas. Nas empresas que não têm a TI como core business, o orçamento disponibilizado para o setor tende a ser mais enxuto e pautado por um bom retorno. Nesse cenário, a margem de erros na gestão de custos da TI deve ser mínima.

A transformação digital e o aumento da demanda por ativos de TI dentro das empresas deu ao setor um papel mais estratégico. Com isso, em vez de se pautar em cortes, a redução de custos deve estar alinhada com a otimização da produtividade. 

Neste post, vamos entender os principais erros na gestão de custos de TI que estão ligados a falhas de planejamento. Confira!

Não integrar a TI ao resto da empresa

A integração entre TI e os demais setores é primordial por vários motivos, entre eles a otimização da gestão de custos. Quando o setor se comunica bem com o resto da empresa, as demandas de negócios são mais bem alinhadas, com menos gastos de tempo de trabalho com atividades que não darão retorno. Essa relação é primordial, também, para que não haja desperdício em licenças de softwares e tecnologias que não agregam valor.

Não virtualizar a sua estrutura de servidores

Uma das melhores maneiras de aproveitar melhor a infraestrutura de rede existente em uma empresa é com a virtualização dos servidores. Por meio desta, é possível alocar os recursos de acordo com a demanda da companhia, sem a necessidade de manter uma estrutura ociosa, que gera gastos sem retorno. A virtualização simplifica a manutenção e gera mais segurança.

Não aproveitar os benefícios da computação em nuvem

Um dos maiores gastos de TI que uma empresa pode ter é a manutenção de toda uma infraestrutura para manter os serviços em ordem. Um servidor dedicado físico, por exemplo, pode demandar grande parte do orçamento da organização, seja com energia elétrica, reparos, upgrades, disponibilidade e trocas de equipamentos.

Quando a companhia adota a computação em nuvem, ela consegue enxugar boa parte dessa infraestrutura, tornando-a virtual. O data center fica sob responsabilidade do provedor do serviço e sua empresa paga apenas pelos recursos que utilizar. Além da infraestrutura, a nuvem pode abrigar os sistemas de gestão da companhia, que podem ser migrados ou adquiridos no modelo SaaS.

Não automatizar os processos operacionais

Uma das maneiras mais eficazes de reduzir os custos do setor de TI é com a automatização de processos. Quando a empresa transforma as tarefas repetitivas e manuais por sistemas, além de melhorar a qualidade e reduzir os erros, diminui o tempo gasto na execução das atividades.

Um processo automatizado garante a execução das tarefas sem problemas de ordem humana a que estamos todos sujeitos. Podemos citar como exemplo a distração, a fadiga e outros fatores que possam acontecer na execução de atividades repetitivas. Menos erros e retrabalhos, aliados ao aumento de produtividade, reduzem custos e entregam um ganho técnico com redirecionamento da equipe para a geração de valor.

Não utilizar bons equipamentos

Outro erro que as empresas cometem na gestão de custos de TI é o de tentar economizar utilizando equipamentos baratos, de baixo desempenho. Uma das justificativas para esse erro está no fato da adoção da computação em nuvem permitir o acesso remoto a sistemas e desktops virtuais. Em temos de produtividade, esse “barato” pode sair caro, afinal, o seu desempenho correrá o risco de ficar limitado por esses dispositivos.

Para atingir a transformação digital com qualidade e eficácia, o setor de TI deve investir nos melhores equipamentos, que consigam atender às demandas de negócios sem falhas técnicas. Somente assim, será possível aumentar o desempenho da empresa, ter a base de automação dos processos operacionais, com menos erros, menos gastos no setor e uma melhor gestão de custos.

Não terceirizar alguns serviços

As pequenas e médias empresas podem ter dificuldades para tocar grandes projetos de TI e manter uma equipe interna. O que acontece é que muitos gestores ficam receosos com a possibilidade de terceirizar alguns serviços, com medo de perder o controle do setor.

Na verdade, além de não perder o controle, há um aumento da qualificação do setor, dos serviços e a otimização dos custos. A empresa passa a ter um custo fixo e programável para a TI e, ao mesmo tempo, ganha em qualidade e planejamento.

Não fazer um inventário das licenças de software

Muitas empresas negligenciam com relação aos inventários de software e acabam com uma série de licenças ativas, sem utilizá-las. Isso significa que o orçamento de TI fica insuflado por aplicações que geram custos, sem dar nenhum retorno, por pura falha de gestão.

Para evitar essa situação, é importante que o gestor de TI programe inventários periódicos no intuito de avaliar todas as licenças de softwares ativas na empresa, com todos os detalhes da usabilidade e finalidade deles, além das datas em que elas expiram. Assim, será possível mapear a cada inventário, se esses softwares ainda estão em uso, se podem ser substituídos, descontinuados ou ter suas funções passadas para outro que já esteja em uso.

Uma boa solução que ajuda a monitorar licenças, ativos, requisições e fluxos é a adoção de sistemas de gestão de serviços, contratados no modelo SaaS — software como serviço — em que a companhia paga de acordo com os módulos necessários para os seus processos.

Neste post, vimos alguns erros na gestão de custos da TI que o seu negócio não pode cometer. Para evitar tais equívocos, você pode contar com a ajuda de uma empresa parceira especializada, como a Run2biz. Desenvolvemos produtos e soluções completas que melhoram a TI e a Transformação Digital das empresas. O objetivo é aprimorar os negócios por meio da gestão, com processos desenvolvidos e automatizados, gerando retorno de investimento.

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