Resposta rápida: para padronizar pedidos de acesso, crie no catálogo de serviços um item para a entrada e outro para a saída de colaboradores, cada um com um checklist por área (contas, sistemas, equipamentos, crachá). O pedido é aberto pelo RH ou pelo gestor, cada área recebe sua parte com prazo, e o chamado guarda quem pediu, quem aprovou e quem liberou. Na saída, o mesmo checklist garante que nenhum acesso fique ativo.
O novo colaborador chega na segunda-feira e passa a semana sem e-mail, sem notebook e sem acesso ao sistema. Meses depois, alguém que saiu da empresa ainda tem login ativo. Os dois problemas têm a mesma origem: o pedido de acesso depende de uma mensagem para a pessoa certa, e ninguém confere se tudo foi feito.
Quais pedidos de acesso padronizar?
- Entrada (admissão): conta de e-mail, acesso aos sistemas da função, equipamento, ramal, crachá, pastas compartilhadas.
- Mudança de função: acessos novos e, sobretudo, retirada dos que não fazem mais sentido.
- Acesso pontual: sistema ou pasta para um projeto específico, com data de fim.
- Saída (desligamento): bloqueio de contas, devolução de equipamento e crachá, transferência de arquivos.
Checklist de entrada por área
| Área | O que entrega | Prazo sugerido |
|---|---|---|
| RH | Abre o pedido com nome, cargo, gestor, data de início | Ao fechar a contratação |
| TI | E-mail, usuário de rede, sistemas da função, notebook configurado | Até o dia anterior à entrada |
| Facilities | Estação de trabalho, crachá, armário | Até o dia anterior à entrada |
| Gestor | Confirma os sistemas que a função precisa | Antes da TI liberar |
O mesmo quadro, ao contrário, vale para a saída, com prazo de horas e não de dias.
Por que registrar quem pediu e quem liberou?
Em auditoria e em incidentes de segurança, a primeira pergunta é: quem tinha acesso, quem autorizou e quando foi retirado. Se a resposta está em mensagens de WhatsApp, ela não existe. Quando o pedido passa pelo service desk, o histórico do chamado é a prova. Isso conversa com a LGPD, que exige controle sobre quem acessa dados pessoais.
Como montar o fluxo em 4 passos
- Liste os acessos por função com os gestores: o que um analista financeiro precisa, o que um vendedor precisa.
- Crie os itens no catálogo: “entrada de colaborador”, “mudança de função”, “saída de colaborador”, “acesso pontual”.
- Divida o pedido em tarefas por área, cada uma com seu prazo e seu responsável.
- Feche o chamado só quando todas as tarefas estiverem concluídas, e acompanhe no painel o que está perto de vencer.
Pedidos de acesso no myDesk
No myDesk, acessos é um dos catálogos de serviço previstos, junto com suporte de TI, recursos humanos e instalações. O pedido entra na fila com solicitante, serviço e prazo, o SLA aparece em cores e o histórico guarda tudo o que foi feito. O myDesk também atende o RH; leia como o myDesk apoia a rotina do RH.
Perguntas frequentes
Quem deve abrir o pedido de acesso do novo colaborador?
O RH, quando a contratação é confirmada, ou o gestor. O colaborador ainda não tem acesso para pedir.
O que é mais urgente: liberar ou retirar acesso?
Retirar. Conta ativa de quem saiu é risco de segurança e de vazamento de dados. O prazo da saída deve ser de horas.
Acesso pontual precisa de data de fim?
Sim. Sem data de fim, o acesso temporário vira permanente e ninguém lembra por que existe.
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