Alcançar a eficiência operacional da TI é o grande desejo dos gestores da área de tecnologia, uma vez que o seu conceito está diretamente relacionado a buscar pelo melhor desempenho para a companhia, ampliando a sua capacidade, mas sem prejudicar a qualidade de seus serviços ou produtos.

Contudo, para garantir a eficiência operacional é necessário procurar por soluções que contribuem significativamente para melhorias na gestão como um todo e, ainda, contar com uma equipe capaz de gerenciar com excelência a tecnologia da empresa.

Se você deseja conhecer mais sobre o tema e descobrir como alcançar eficiência operacional nos processos de TI da empresa, continue a leitura deste post que vamos apresentar todos os detalhes. Veja!

Aposte constantemente em inovação

Apesar de parecer uma frase clichê, é, sim, verdade que a inovação é a chave para o sucesso, afinal, a melhor forma de garantir eficiência nas operações e se destacar dos demais é encontrando novas formas de melhorar a execução dos processos.

A inovação é importante porque ela garante competitividade — fator que aumenta o faturamento da companhia —, além de reduzir custos, tornar os processos mais ágeis e ampliar carteira de clientes.

No entanto, é válido ressaltar que a inovação pode se dar de diferentes formas, como por meio de uma nova ferramenta para executar processos ou pelo lançamento de um produto ou serviço.

Mapeie processos operacionais

Mais um dos pilares da eficiência operacional da TI é o mapeamento de processos operacionais e, para realizá-lo, o recomendado é dar início a sua estratégia de eficiência operacional fazendo um levantamento de todos os procedimentos, tarefas e ferramentas executadas na rotina da TI, considerando o que, como e por que cada operação é realizada.

A sua importância se dá porque uma das bases da eficiência operacional é a padronização de processos que, por sua vez, também é base para a gestão estratégica, uma vez que o principal objetivo é aprimorar as etapas produtivas a fim de obter melhores resultados.

Por meio do mapeamento de processos é possível observar oportunidades de otimização, uma vez que o gestor passa a ter uma visão geral da produtividade de sua equipe e, com isso, modelar o fluxo de atividades a fim de melhorar a performance e a competitividade.

Ao mapear os processos operacionais é possível obter as seguintes vantagens:

• redução de atrasos em entregas e retrabalhos;
• redução dos custos e automação das rotinas;
• eliminação das atividades desnecessárias;
• alteração dos procedimentos para torná-los mais rápidos;
• alcance de maior controle e monitoramento;
• padronização considerando as melhores práticas produtivas a fim de gerar mais transparência;
• aumento da satisfação do cliente em relação ao produto ou serviço;
• definição dos papéis dentro do processo.

Identifique gargalos

Mais um dos passos que aumenta a eficiência das operações da companhia é a identificação de gargalos. Essa situação acontece nos casos em que um elemento presente no processo produtivo limita a execução ou a produção dos processos.

Dessa maneira, é importante identificar os gargalos que estão relacionados às operações e, nos casos em que ocorre, geram gastos desnecessários e prejudicam a execução do trabalho em seu máximo potencial.

Mapeie fluxos de trabalho que podem ser automatizados

Hoje em dia, a maneira mais prática e segura de alcançar a eficiência operacional da TI é realizando investimentos em tecnologias de automação, pois esse procedimento faz com que os profissionais da área de TI não fiquem sobrecarregados com tarefas repetitivas e rotineiras.

Assim, para dar início a automação é necessário mapear os fluxos de trabalho que podem ser automatizados e, depois colocar em prática o planejamento para que a equipe de TI tenha mais tempo para realizar atividades que são, de fato, produtivas, como buscar por novas maneiras de otimizar e novas estratégias tecnológicas.

Crie um plano para redução de custos

Para alcançar a eficiência operacional é necessário que os recursos sejam melhores aproveitados. Dessa maneira, antes de determinar quais processos podem ser automatizados, reestruturados ou eliminados é necessário buscar refletir sobre os custos operacionais de cada investimento feito pela área.

Trata-se de uma medida importante porque, identificando investimentos mal aproveitados ou que não fazem mais sentido para a companhia, o gestor conta com mais recursos para investir em soluções que, de fato, ajudam no dia a dia do trabalho da área de TI.

Um exemplo de custos que não envolvem o trabalho diretamente e que, muitas vezes, podem ser eliminados são as licenças desnecessárias ou uma infraestrutura que poderia migrar para a cloud.

Tenha acesso a métricas e Dashboards em tempo real que apoiam a tomada de decisões

Dashboards e acesso às métricas em tempo real são primordiais na tomada de decisões, especialmente porque na leitura e análise de dashboards é possível perceber quantos chamados aguardam resolução, o tempo médio de atendimento, colaboradores sobrecarregados, os gargalos em determinados processos e vários outros indicadores.

Com base nessas informações a equipe de TI consegue procurar por soluções que demonstrem essa transparência e facilitem o trabalho e a performance dos colaboradores como um todo.

Conte com boas ferramentas na Gestão da TI para a eficiência operacional

Por fim, também é fundamental que a empresa realize investimentos em boas ferramentas na Gestão da TI para alcançar a eficiência operacional. Nesse caso, o ideal é que as soluções disponibilizadas para a equipe sejam avaliadas regularmente, especialmente para eliminar soluções que não são adequadas e inserir novas ferramentas capazes de tornar o trabalho mais rápido e eficiente.

É imprescindível que o gestor tenha consciência que ao utilizar as ferramentas adequadas o setor de TI conseguirá cumprir prazos, atingir metas e ajudar as demais áreas da companhia com mais facilidade.

Nesse sentido, é válido ressaltar que não é eficaz buscar pela otimização se a infraestrutura da companhia não possibilita aumento real da eficiência de ferramentas, equipamentos e processos.

 Agora que você já sabe como alcançar a eficiência operacional da TI, coloque as nossas em dicas em prática quanto antes para atingir os resultados desejados e, consequentemente, beneficiar também toda a empresa.

O que você achou deste post? Gostou das nossas dicas? Então, compartilhe este post em suas redes sociais e ajude outros colegas a descobrirem como alcançar a eficiência operacional da TI!