As atividades rotineiras e estruturadas de uma empresa em seus diversos setores podem ser colocadas em fluxos de trabalho, os conhecidos workflows. As tecnologias inovadoras são aliadas na automação das diversas etapas de operações, alcançando um nível mais alto de eficiência (e precisão nos processos), e economizando recursos valiosos para qualquer negócio. Acompanhe este artigo que vamos te contar mais sobre a Realidade da Automação de Workflows.
Na automação dos processos de negócios, algumas ferramentas são utilizadas. Elas têm o propósito de agilizar o fluxo das tarefas, proporcionando a transmissão das informações de um colaborador para o outro, a fim de que as ações sejam cumpridas dentro do prazo e das boas práticas.
Todas as atividades manuais em fluxo são fortes candidatas à automação, entretanto, algumas delas têm maior potencial de serem beneficiadas pela automação: solicitar serviços, aprovar e arquivar documentos, integrar novos funcionários, gerar relatórios, enviar comunicados, alterar e gerenciar contrato de fornecedores, notificar alterações de documentos, processar e autorizar contas a pagar, gerenciar a retenção e armazenamento de registros, entre outros.
A automação de workflows (fluxos de trabalho), garante que todas as etapas de um processo se alinhem com mais fluidez, simplificando e agilizando cada fase. A coordenação desse processo pode ser aprimorada por meio do uso de ferramentas capazes de realizar esse gerenciamento de fluxos de trabalho, como a 4Biz Service Management, tornando o processo mais ágil, com mais transparência, controle e gestão à vista com métricas e dashboards em tempo real.
O maior benefício da automação de workflows é a otimização dos processos envolvidos que entregam um alto nível de eficiência operacional. Por consequência, também beneficia outros aspectos. Listamos quatro que merecem destaque:
1. Redução de custos
A economia de tempo e dinheiro é uma das vantagens da automação de workflows, uma vez que os recursos empregados são otimizados e o retrabalho é diminuído. Assim, todas as equipes podem se beneficiar da produtividade em relação aos processos que, até então, eram feitos manualmente.
2. Escalabilidade do negócio
Uma vez que o fluxo de processos está automatizado, pondo fim a gargalos, tarefas desnecessárias e redundantes, a empresa tem espaço para escalar e ampliar sua presença no mercado sem ameaçar o bom funcionamento das atividades rotineiras.
3. Maior performance
Saber o que fazer, e quando fazer, é um recurso extraordinário na gestão de tarefas individuais. O engajamento, a colaboração e a satisfação da equipe também tendem a aumentar num ambiente com workflows bem definidos e automatizados.
4. Eficiência na comunicação
Os times são capazes de se comunicarem melhor e aumentam o compromisso com a empresa. Também se tornam mais responsáveis pelas próprias atividades, liberando os gestores do micro gerenciamento para outras atividades mais estratégicas.
A Run2biz é a fabricante do 4Biz Service Management, uma plataforma de ITSM / ESM Gestão de Fluxos da TI / Gestão de Fluxos Corporativos) para orquestrar os fluxos de trabalho da empresa com eficiência. Ela é baseada em governança e métodos ágeis e permite a automação de workflows não apenas na TI mas em qualquer área de negócio, com flexibilidade e velocidade de implantação.
