Cada vez mais os gestores de TI são cobrados em termos de alta disponibilidade de servidores e serviços, eficiência, otimização de recursos e sucesso nos projetos de automação. Entretanto, é preciso ter em mente que a tecnologia, sozinha, não é uma ferramenta capaz de conquistar bons resultados. Ela precisa ser aliada a uma boa estratégia.

Nesse sentido, a importância de fugir de propostas desse tipo sem uma noção clara do que está sendo buscado se destaca. É essencial que o gestor conheça as expectativas em questão, alinhe-as às capacidades tecnológicas, em especial diferenciando a automação da orquestração.

Se você deseja saber mais acerca de cada um desses pontos, continue a leitura deste artigo até o final!

Qual é a importância da clareza nos projetos de automação?

William Edwards Deming, estatístico, professor universitário, autor, palestrante e consultor estadunidense, é proprietário de uma célebre frase que fala sobre o assunto. Ele diz que “o que não é medido não pode ser gerenciado”. Da mesma maneira, não é possível automatizar processos dos quais não se tem um claro entendimento sobre o que eles representam em termos práticos.

Em outras palavras, sem uma equipe alinhada, sem valores organizacionais que caminham junto à tecnologia e sem uma análise aprofundada do que se espera com essa atitude, as chances de sucesso são minimizadas. Nessa hora, um termo se destaca: a integração de sistemas.

Integrar os sistemas não fomenta apenas a presença de uma gestão mais unificada, mas também otimiza os processos internos. Na intenção de entender por completo os seus efeitos, é preciso conhecer alguns equívocos. Eles costumam ser cometidos pelos gestores no momento de construir projetos de automação. Confira a seguir.

Quais são os principais equívocos para o sucesso?

Três pontos se destacam. Eles falam sobre as falhas resultantes de projetos que não contam com o planejamento adequado, bem como uma definição imprecisa do papel dessa tecnologia. Ao conhecê-los, os gestores se tornam capazes de garantir uma maior organização de processos.

Tarefas mal definidas

A automação é uma das melhores formas de levar praticidade e agilidade aos processos. Isso é essencial, uma vez que otimiza-se o tempo e o dinheiro no orçamento das empresas. Entretanto, elas tendem a contar com um efeito rebote caso essas tarefas sejam mal definidas. Afinal, se você programa um equipamento para executar uma função equivocada, ele o fará repetidamente até que seja impedido.

Pensar sobre isso na hora de iniciar os projetos de automação é imperativo. O processo está corretamente alinhado? Ele faz sentido na melhoria contínua da empresa? Há algo a ser corrigido? É somente com a certeza de que a atividade em questão está definida e certeira em termos de funcionalidade que automatizá-la será uma boa ideia. Caso contrário, ela gerará ainda mais custos e impactar, negativamente, o gerenciamento de tempo da equipe.

Falta de transparência

Esse ponto é fundamental tanto para a imagem externa das organizações quanto no bom andamento dos times internos. Sem compreender o que está por trás de um projeto desse tipo — e quais são os impactos esperados — os colaboradores não terão os meios de executá-lo corretamente.

Na mente de muitos, basta que os gestores e líderes entendam o sentido por trás de processos inovadores dentro das empresas. Em geral, esse pensamento costuma custar literalmente caro. Isso é dito uma vez que resulta em falhas, gargalos e retrabalhos. Para evitá-los, é preciso colocar toda a equipe no mesmo ritmo, abrindo a motivação e a expectativa do projeto.

Falta de ferramentas apropriadas

Nem todo sistema disponível será o ideal ao negócio. Se não há consonância entre a ferramenta usada e o que se espera dela em termos de desempenho, a implementação da tecnologia vai deixar a desejar. É imprescindível entender qual é a meta a ser batida por meio dos projetos de automação. Somente após esse passo será possível escolher a opção ideal para concretizá-la.

Quais atitudes tomar?

Sabendo o que deve ser evitado em termos de clareza de objetivos, é hora de saber quais passos devem ser tomados por parte dos gestores de TI. É importante reforçar a necessidade de repassá-los a toda a equipe, a fim de que haja transparência e alinhamento.

Desenvolver com clareza os objetivos e necessidades

Sente-se com os times para definir todos os pontos referentes à implementação de projetos de automação. Eles vão desde o uso adequado até o que se espera como resultado final. É essencial, também, capacitar a equipe, de forma que ela faça o melhor uso possível das ferramentas em mãos.

Mapear os processos que necessitam de automação, orquestração ou integração

Por mais que sejam confundidos por alguns, esses são conceitos diferentes. Integrar é conectar todos os recursos digitais da empresa (sistemas, ERPs, etc.) para que funcionem melhor e realizem melhores entregas junto com ganhos de produtividade.

Já o termo orquestrar diz respeito à automação da parte de execução do processo — e não ao ato de tornar algo automático, em si. Em outras palavras, orquestra-se o que necessita da tecnologia e também o que não precisa. Os pontos que não se tornaram otimizados devem continuar com a execução manual por parte dos colaboradores porém com rastreabilidade e monitoramento.

Sem entender quais setores e sistemas devem ser integrados, bem como se os processos serão beneficiados com a autoexecução e as atividades que ainda precisam ser alinhadas antes de serem automatizadas, minimizam-se as chances de sucesso.

Aplicar as tecnologias certas e os sistemas adequados

É fundamental que o gestor reflita em relação à sua realidade cotidiana. Somente ao conhecer suas necessidades, objetivos, metas e tarefas diárias, é que ele será capaz de usar as ferramentas certas para facilitar o encontro com todos os esses pontos.

Os projetos de automação tendem a ser excelentes formas de agilizar e maximizar resultados, além de reduzir custos e aprimorar a gestão de tempo. Mas sem um objetivo claro por trás, será bem difícil lograr êxito. Nessa hora, contar com uma boa parceria é essencial e ampara qualquer ação cujo objetivo é aprimorar a transformação digital. Busque os profissionais, as práticas e as ferramentas certas!

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