Dada a importância dos processos diários para a sustentabilidade de uma empresa, a gestão de fluxos de trabalho precisa ser encarada com uma nova perspectiva. É fundamental que os líderes trabalhem com uma nova abordagem, entendendo a real importância de melhorar os fluxos e como aplicar inovações nesse sentido.
Esse aspecto é muito relevante quando falamos da necessidade por automação e agilidade atualmente. Não é possível automatizar tarefas sem reorganizar os processos. Nesse prisma, vale entender como a gamificação é uma estratégia de extrema importância para impulsionar os resultados no ambiente interno.
Se quiser saber mais sobre esses assuntos, discutiremos abaixo. Confira o nosso post e fique por dentro!
Soluções para gestão de fluxos de trabalho
Atualmente, é necessário que a gestão adote uma postura inovadora e proativa diante dos problemas da própria organização. Para isso, é preciso sempre melhorar os fluxos de trabalho e os processos internos. O mundo atual não requer mudanças pontuais apenas, mas um esforço contínuo em busca de novidades. Só assim, é possível competir com outras empresas.
Ou seja, no mundo da transformação digital, esse tipo de rearranjo de atividades internas é fundamental para otimizar a reputação. Com melhores produtos e serviços, mais segurança, integração e transparência, torna-se viável se destacar perante os consumidores e oferecer maior valor a eles.
Assim, a empresa se adapta à nova postura desse cliente, com maior exigência e mais opções de organizações para buscar soluções. Ele também valoriza melhores resultados, proteção de dados e melhor experiência, no geral. Tudo isso não é compatível com processos cheios de erros e gargalos, nem com uma visão corporativa que não se atualiza constantemente.
Gestão com automação
Vale ressaltar que as mudanças citadas também refletem bastante internamente. Uma gestão dos fluxos — em qualquer setor da empresa — é crucial a fim de melhorar as condições de trabalho dos colaboradores, bem como permitir automação. Assim, você elimina tarefas repetitivas e burocráticas, que levam a erros e à insatisfação do cliente. É possível identificar tudo o que causa problemas e incrementar uma significativa camada de melhorias.
Desse modo, os gestores conseguem maiores índices de produtividade e garantem que cada profissional entregue o seu melhor. Eles colaboram melhor entre si e passam a cooperar ativamente com a expansão do negócio.
Ou seja, no geral, as performances são otimizadas, com entregas aperfeiçoadas e serviços de melhor qualidade. Isso resulta em agilidade, menos desperdícios de recursos, menos custos e melhor comunicação interna. Da mesma forma, essas melhorias permitem que a empresa continue sempre crescendo e aprimorando seus fluxos, em uma jornada contínua, como demanda o mercado.
Por essa razão, faz-se necessário investir em soluções específicas para gestão e otimização das operações. Assim, é viável potencializar êxitos e alcançar o sucesso e uma redução dos problemas internos.
Dicas sobre o gerenciamento desses fluxos
Agora, vamos conhecer algumas dicas de como fazer o gerenciamento dos fluxos e aplicar algumas estratégias práticas de aprimoramento. Acompanhe as subseções a seguir e fique por dentro!
Conhecer a demanda de seus profissionais
A primeira dica é conhecer bem a demanda dos profissionais internos. Em outras palavras, estabeleça comunicação com os membros das equipes e colete requisições deles. Assim, torna-se viável garantir uma melhoria em conjunto, com base em comunicação transparente. Essas respostas dos colaboradores podem servir como insights para as melhorias.
Entender quais são os principais gargalos dos fluxos
Depois, é preciso levantar os gargalos mais comuns dos fluxos de trabalho. Nesse sentido, a liderança deve conduzir um processo de mapeamento para obter transparência com relação às atividades. Assim, os gestores conseguirão perceber as tarefas e a relação entre elas, bem como notar se há algum gargalo ou atividade desnecessária impedindo o fluxo natural.
Para isso, também é bom utilizar dados, com indicadores relevantes. Eles ajudarão a identificar os problemas de produtividade, bem como a buscar a raiz desses problemas. Pode ser lentidão dos sistemas, por exemplo, ou processos repetitivos.
Desenvolver e implementar um processo de melhores práticas
Em seguida, é necessário implementar um processo com as melhores práticas para as equipes internas. Isso inclui documentar as mudanças e estruturar as estratégias, de modo a tornar fácil o entendimento dos próximos passos. O ideal é esclarecer as abordagens para que haja menos erros de comunicação e maior agilidade interna.
Revisar e analisar regularmente os fluxos de trabalho
Depois de estabelecer algumas mudanças, os gestores devem continuar todo o processo de mensuração, a fim de analisar o que está acontecendo. Desse modo, é possível garantir que as melhorias sejam realmente eficientes e globais, com o melhor retorno. A revisão dos fluxos tem que ser constante para garantir as melhorias e evoluções contínuas da empresa.
Monitorar resultados e prazos
Para continuar a avaliação dos efeitos das ações, o monitoramento é recomendado. É importante acompanhar os indicadores, métricas, os prazos e verificar se está tudo de acordo com os SLAs, ou acordos de nível de serviço estabelecidos. Pois, dessa forma, a organização terá os meios de identificar novos erros nos processos, de modo a continuar seus avanços dentro da transformação digital.
Nesse sentido, é bom ressaltar que as mudanças podem ser específicas e pontuais, com análise a fim de aplicá-las em uma escala maior. A partir disso, a empresa adota uma postura mais focada nos dados e se mantém segura, garantindo uma maior eficiência nas aplicações e melhorias precisas dos resultados.
Adotar gamificação
A gamificação consiste em adotar abordagens da mecânica dos jogos em situações comuns. Trata-se de, por exemplo, utilizar estratégias dos jogos em cenários empresariais, de modo a impulsionar a produtividade e melhorar os resultados. Ao trabalhar com recompensas, feedbacks, competição, colaboração, pontos, fases e outros conceitos, a gestão consegue gerar um ambiente mais lúdico e propício a melhorias na produção.
Essa estratégia é muito importante para eliminar gargalos e tornar o trabalho mais fluido. É uma forma de obter o melhor de cada colaborador, de maneira saudável e menos exaustiva. Com a satisfação deles, torna-se viável obter incrementos na precisão e agilidade no fluxo operacional.
Em tempos de home office, essa abordagem é ainda mais eficiente para engajar os colaboradores. Ela pode ser vista como uma forma de garantir a comunicação e os resultados, mesmo em uma situação de distanciamento físico.
A Run2Biz pode ajudar com ferramentas de automação da gestão do negócio, integrando soluções existentes e implementando novas funcionalidades, bem como com a transformação digital de toda a empresa. É possível aplicar de maneira rápida e segura aplicações de forma a potencializar o dia a dia produtivo, com inteligência artificial, chatbots, espaços de trabalho digitais, bem como integração dos processos de negócio e gestão dos serviços oferecidos.
A gestão de fluxos de trabalho é fundamental para que as empresas enxerguem os próprios problemas e avancem em direção à solução. Com a identificação dos gargalos, comunicação interna e gamificação, é possível otimizar os resultados e evoluir continuamente.
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